Datenschutzerklärung

Stand: 22. Oktober 2026

🔒 Das Wichtigste in Kürze

pia. ist ein Produkt der TOMORIS GmbH aus Marchtrenk, Österreich. TOMORIS ist Herausgeber von pia. und steht für den Schutz eurer Daten ein.
Was eine Einrichtung in pia. über Kinder, Eltern und ihr Team erfasst, gehört der Einrichtung. Wir verarbeiten es nur in ihrem Auftrag und nach ihrer Weisung.
Keine Werbung, kein Tracking, keine Analyse-Dienste und keine Cookies in Website, App und Eltern-App.
KI-Werkzeuge sehen ab Werk keine Namen, keine Fotos und keine Kontaktdaten von Kindern.
Anwendung, Datenbank und Fotos betreibt unser Hosting-Anbieter Hostinger (siehe Abschnitte 9 und 10).

1. Herausgeber und Verantwortlicher

pia. wird von der TOMORIS GmbH entwickelt und betrieben. TOMORIS ist Herausgeber dieser Website und der pia.-App und Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitungen in den Abschnitten 3 bis 5.

TOMORIS GmbH
Saturnstraße 1, 4614 Marchtrenk, Österreich
Firmenbuch FN 547810d, Landesgericht Wels
Geschäftsführer: Thomas Brunner
E-Mail: kontakt@pia-app.kids · Telefon: +43 7243 53091

Für alle Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter kontakt@pia-app.kids oder per Post an die oben genannte Anschrift.

2. Wer für welche Daten verantwortlich ist

In pia. gibt es zwei Rollen, und sie sind getrennt:

TOMORIS ist Verantwortlicher für den Besuch dieser Website, für Anfragen und Feedback, für die Registrierung einer Einrichtung, für den Vertrag mit ihr und für die Sicherheit des Dienstes.
Die Einrichtung (oder ihr Träger) ist Verantwortliche für alles, was sie in pia. erfasst: Kinder, pädagogische Dokumentation, Fotos, Anwesenheit, Elternkommunikation, Mittagessen, Nachmittagsbetreuung, Abrechnung gegenüber Eltern und die Konten ihres Teams. TOMORIS verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, ausschließlich nach Weisung der Einrichtung und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

Für Daten aus der Einrichtung informiert dich deine Einrichtung. Die Abschnitte 6 bis 8 beschreiben, wie pia. dabei technisch arbeitet. Als Elternteil oder Mitarbeiterin wendest du dich mit Fragen und Anliegen zu diesen Daten bitte an deine Einrichtung. Erreicht uns eine solche Anfrage, leiten wir sie an die Einrichtung weiter und unterstützen sie bei der Antwort.

3. Website, Anfragen und Feedback

Aufruf von Website und App

Wenn du pia-app.kids aufrufst, überträgt dein Browser technisch notwendige Angaben: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Angaben zum Browser. Unser Hosting-Anbieter Hostinger verarbeitet sie, um die Seiten auszuliefern und den Server abzusichern.

pia. selbst schreibt keine Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen, und seine Fehlerprotokolle enthalten weder IP-Adressen noch Browserangaben. Zum Schutz vor Missbrauch, etwa dem Erraten von Zugangsdaten, zählt pia. Anfragen je IP-Adresse. Die IP-Adresse liegt dafür nur im Arbeitsspeicher; dauerhaft gespeichert wird höchstens ein gekürzter, nicht umkehrbarer Prüfwert zusammen mit der Stunde.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und stabiler Dienst.

Vorführung oder Angebot anfragen, Kontakt, Upgrade und Mitnahme aus der Vorschau

Wenn du eine Vorführung anfragst, ein Angebot anforderst, uns kontaktierst, ein Upgrade anfragst oder deine Vorschau mitnehmen willst, verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und, soweit du sie angibst, Einrichtung, Telefonnummer, Wunschtermin, Zweck und Nachricht, bei einer Angebotsanfrage außerdem Gemeinde oder Träger und die Anzahl der Häuser. Erteilte Einwilligungen speichern wir mit Zeitpunkt und Fassung. Die Anfrage wird gespeichert und per E-Mail an unser Team weitergeleitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil du eine Anfrage vor einem möglichen Vertrag stellst. Wenn du zusätzlich einwilligst, gelegentlich Produktinformationen zu bekommen, ist die Grundlage dafür deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa per E-Mail an kontakt@pia-app.kids.

Feedback-Knopf

Über den Feedback-Knopf schickst du uns eine Kategorie, deinen Text und, wenn du willst, deine E-Mail-Adresse. Wir speichern dazu die Seite, von der das Feedback kommt. Wir nutzen es, um pia. zu verbessern, und antworten dir, wenn du eine Adresse angegeben hast. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Registrierung und Anmeldung

Registrierung einer Einrichtung

Bei der Registrierung verarbeiten wir den Namen des Hauses, das Bundesland sowie Vorname, Nachname, Position und E-Mail-Adresse der Person, die registriert. Wir schicken einen Bestätigungslink, der 48 Stunden gilt. Erst nach der Bestätigung legen wir die Einrichtung an, schicken eine Willkommensnachricht und informieren unser Team mit den genannten Angaben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag über die Nutzung von pia., einschließlich der kostenlosen Testversion).

Anmeldung und Sitzungen

Angemeldet wird mit einer Kennung, wahlweise mit Benutzername und Kennwort oder mit einem Anmeldelink per E-Mail. Kennwörter speichern wir nur als nicht umkehrbaren Hashwert (scrypt). Ein Anmeldelink gilt 30 Minuten.
Sitzungen enden nach 30 Tagen ohne Nutzung, spätestens nach 90 Tagen. Gespeichert wird nur ein Prüfwert des Sitzungsschlüssels.
Damit du deine angemeldeten Geräte sehen und abmelden kannst, leitet pia. aus den Browserangaben eine grobe Gerätebezeichnung ab, zum Beispiel „iPhone · Safari“.

E-Mails von pia.

Bestätigungslinks, Anmeldelinks, Einladungen und Hinweise auf eine geänderte Kontaktadresse verschicken wir über das Microsoft-365-Postfach von pia. Eine Kopie bleibt im Ordner „Gesendete Elemente“ dieses Postfachs.

5. Bezahlung des Abos

Schließt die Administration eines privaten Trägers das Abo mit Karte oder SEPA ab, übermittelt pia. an TOMORIS.Commerce, den Abrechnungsdienst von TOMORIS, aus den Rechnungsdaten unter „Abo & Rechnung“ die Kundenart, die E-Mail-Adresse für die Rechnung und das Land. Ist euer Träger eine Organisation oder ein Unternehmen (auch ein Einzelunternehmen), kommen der Name des Rechnungsempfängers und die UID-Nummer (falls angegeben) dazu. Bei einer Privatperson gehen Name und UID-Nummer nicht an TOMORIS.Commerce. In jedem Fall übermittelt pia. außerdem das gewählte Abo, während der Testphase deren Ende und eine zufällige Kundennummer, aus der sich keine Zugangsdaten ableiten lassen.

Name, Anschrift und Zahlungsdaten (Karte oder IBAN) gebt ihr direkt auf der Bezahlseite des Zahlungsdienstleisters Stripe ein. TOMORIS.Commerce gibt Stripe dafür die E-Mail-Adresse für die Rechnung, die Kundenart, das gewählte Abo und die Kundennummer weiter. pia. erhält eure Zahlungsdaten nicht. Für die Zahlungsabwicklung ist Stripe eigener Verantwortlicher (siehe Abschnitt 9).

Gemeinden fordern ein Angebot an. Dafür übermittelt pia. an TOMORIS.Commerce die E-Mail-Adresse für die Rechnung, den Namen des Rechnungsempfängers, die UID-Nummer (falls angegeben), das Land, die Rechnungsanschrift und, falls angegeben, die Bestellnummer; fehlen E-Mail-Adresse oder Rechnungsempfänger, nimmt pia. die Kontaktadresse und den Namen des Hauses. Angebote und Rechnungen für Gemeinden erstellt TOMORIS mit Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Von TOMORIS.Commerce erhält pia. zurück, ob und bis wann euer Abo bezahlt ist, welches Abo läuft und welche Kundenart hinterlegt ist. Diesen Stand speichert pia. beim Haus; danach richtet sich euer Zugang.

Zweck ist die Abwicklung des Abovertrags. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Ansprechpersonen von Organisationen und Unternehmen ist die Rechtsgrundlage zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Abwicklung des Vertrags mit eurem Träger. Wo TOMORIS.Commerce und Business Central laufen, steht in Abschnitt 10, wie lange wir die Rechnungsdaten aufbewahren, in Abschnitt 11.

6. Daten in der Einrichtung

Diese Daten verarbeitet TOMORIS im Auftrag der Einrichtung (siehe Abschnitt 2). Welche Bereiche genutzt werden, entscheidet die Einrichtung.

Kinder: Vor- und Nachname, Alter (kein Geburtsdatum), Geschlecht, Gruppe, Allergie- und Ernährungshinweise, Abholberechtigte, Foto-Freigaben je Zweck, Betreuungszeiten und Angaben zum Austritt.
Pädagogische Dokumentation: Beobachtungen, Lerngeschichten, Portfolio, BESK-Sprachstandsbeobachtung, Übergabebuch und Anwesenheit.
Fotos: Ein Foto lässt sich nur hochladen, wenn für das Kind eine Portfolio-Freigabe vorliegt. Vor dem Hochladen entfernt die App im Browser Kamera- und Ortsangaben (EXIF). Fotos liegen in einem nicht öffentlichen Verzeichnis und sind nur angemeldet abrufbar.
Team: Name, Rolle, Gruppe, Position, auf Wunsch ein Profilfoto, Zugangsdaten, die eigene Vor- und Nachbereitungszeit und die Bestätigung der KI-Schulung nach Art. 4 der KI-Verordnung. Das Teamverzeichnis sehen alle im Haus und, wenn die Einrichtung es einschaltet, auch die Eltern.
Eltern: Eltern melden sich mit einem Code an, der nur für ihr Kind gilt. Sie sehen nur, was die Einrichtung freigibt, und können Krankmeldungen schicken, Umfragen beantworten und Foto-Freigaben ändern oder widerrufen.
Mittagessen, Nachmittagsbetreuung und Abrechnung: Ausgabelisten, Buchungen, Verträge, Abholpersonen, Rechnungsdaten der Zahlungspflichtigen (Name, Anschrift, Referenz), Belege und Zahlungen. Bankverbindungen speichert pia. nicht.
Mitteilungen zum Kindeswohl: Für den Entwurf einer Mitteilung nach § 37 B-KJHG schreibt pia. Anschrift, Empfänger und beteiligte Personen nur in den Ausdruck. Sie werden weder gespeichert noch an die KI übermittelt, und der Entwurf selbst wird nicht gespeichert.
Support durch TOMORIS: Ab Werk hat unser Support keinen Zugriff. Nur wenn die Einrichtung ihn ausdrücklich freigibt, sehen wir lesend und zeitlich begrenzt hinein (30 Minuten, höchstens 120). Kinderdokumentation, Fotos und Elternkommunikation sehen wir nur nach einer einzeln bestätigten Anfrage. Jeder Zugriff wird protokolliert.
Protokolle: Für Nachvollziehbarkeit und Sicherheit hält pia. fest, wer wann was getan hat: Personenkennung, Rolle, Art, Ergebnis und Zeit, ohne Namen und ohne Freitexte.

7. KI-Werkzeuge und Diktat

Die KI-Werkzeuge sind ein Angebot an die Einrichtung, die sie für das ganze Haus abschalten kann. Sie nutzen die Claude-API von Anthropic.

Vor jeder Übermittlung ersetzt pia. die Namen von Kindern und Bezugspersonen durch Platzhalter und entfernt E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Bankdaten, Sozialversicherungsnummern, Datumsangaben und Anschriften. Findet die Prüfung danach noch einen Namen, wird nichts übermittelt.
Damit die Texte passen, gehen Alter und Geschlecht des Kindes mit. Den Vornamen übermittelt pia. nur, wenn die Leitung das für ihr Haus ausdrücklich einschaltet; ab Werk ist das aus.
Fotos und Bilder werden nie an die KI übermittelt.
Die Platzhalter werden erst auf unserem Server wieder durch die Namen ersetzt. Ergebnisse speichert pia. nur, wenn ihr sie ablegt. Zu jedem Aufruf protokollieren wir nur Werkzeug, Modell, Textmenge, Kosten und die Zahl der beteiligten Kinder, keine Inhalte.
Anthropic verwendet die übermittelten Inhalte nach seinen Vertragsbedingungen nicht zum Training seiner Modelle und speichert sie nur befristet.
KI-Ergebnisse sind Vorschläge. Entscheidungen trifft immer ein Mensch.

Diktat: Der Mikrofon-Knopf nutzt die Spracherkennung deines Browsers. pia. erhält keinen Ton, nur den erkannten Text. Je nach Browser wertet allerdings dessen Hersteller, etwa Google, Apple oder Microsoft, die Sprache auf eigenen Servern aus. Wenn du das nicht willst, tippe den Text.

8. Speicherung im Browser

Website, App und Eltern-App setzen keine Cookies. Nur der interne Betreiberzugang von TOMORIS verwendet zwei technisch notwendige Sitzungscookies für unsere Mitarbeitenden.

Damit pia. funktioniert, auch ohne Netz, speichert die App im lokalen Speicher deines Browsers (localStorage und IndexedDB):

deine Anmeldung (Kennung und Sitzung),
eine Arbeitskopie der Daten, mit denen du arbeitest, etwa Kinderliste und Dokumentation,
Einträge, die noch nicht an den Server übertragen sind,
Anzeigeeinstellungen wie hell oder dunkel und ob du die Einführung gesehen hast,
in der Vorschau die E-Mail-Adresse, die du für die Mitnahme eingegeben hast.

Beim Abmelden löscht pia. Anmeldung, Arbeitskopie, nicht übertragene Einträge und Zwischenspeicher. Anzeigeeinstellungen und die Adresse aus der Vorschau bleiben, bis du sie in deinem Browser löschst. Der Offline-Speicher der App enthält nur Programmdateien, nie Antworten des Servers. Auf geteilten Geräten melde dich bitte nach der Arbeit ab.

Rechtsgrundlage für das Speichern auf deinem Gerät ist § 165 Abs. 3 TKG 2021: Es ist unbedingt erforderlich, damit der Dienst funktioniert, den du ausdrücklich nutzt.

9. Dienstleister und Empfänger

Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein. Mit allen bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

Dienstleister	Wofür	Ort der Verarbeitung
Hostinger International Ltd., Larnaka, Zypern	Betrieb von Anwendung, Datenbank und Dateiablage	Hostinger und dessen Unterauftragsverarbeiter; Ort vertraglich nicht festgelegt, siehe Abschnitt 10
Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irland	E-Mail-Versand (Microsoft 365); Anmeldung der TOMORIS-Mitarbeitenden (Microsoft Entra); Angebote und Rechnungen für Gemeinden (Microsoft Dynamics 365 Business Central)	EU; siehe Abschnitt 10
Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland	KI-Werkzeuge, nur pseudonymisierte Texte	USA (Anthropic, PBC); siehe Abschnitt 10

Für die Zahlungsabwicklung beim Abo (Abschnitt 5) ist Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland, eigener Verantwortlicher und nicht unser Auftragsverarbeiter. Stripe verarbeitet die Angaben, die ihr auf der Bezahlseite eingebt, und die Angaben von TOMORIS.Commerce in eigener Verantwortung. Zur Übermittlung an Stripe, Inc. in den USA siehe Abschnitt 10.

Darüber hinaus geben wir personenbezogene Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Wir verkaufen keine Daten und arbeiten mit keinen Werbepartnern.

10. Übermittlung in Drittländer

Hostinger: Hostinger darf nach seinem Auftragsverarbeitungsvertrag Unterauftragsverarbeiter einsetzen; dessen Anhang 3 nennt derzeit acht. Ob und wohin Hostinger oder diese Unterauftragsverarbeiter Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln, legt der Vertrag nicht fest. Er sieht dafür die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission vor, nimmt aber Übermittlungen aus, die zur Erbringung der Leistung nötig sind (Abschnitt 9.1).
Anthropic: Die KI-Anfragen werden in den USA verarbeitet. Grundlage sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Teil des Auftragsverarbeitungsvertrags von Anthropic sind. Übermittelt werden nur die nach Abschnitt 7 pseudonymisierten Texte.
Microsoft: Microsoft verarbeitet die Daten grundsätzlich in der EU. Soweit Daten in die USA gelangen, stützt sich das auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), unter dem Microsoft zertifiziert ist, und ergänzend auf Standardvertragsklauseln.
Business Central: Microsoft Dynamics 365 Business Central läuft in Rechenzentren von Microsoft in der EU, als Auftragsverarbeitung unter unserem bestehenden Vertrag mit Microsoft Ireland Operations Limited.
TOMORIS.Commerce: Unser Abrechnungsdienst läuft auf Servern der TOMORIS in Österreich.
Stripe: Stripe Payments Europe, Ltd. übermittelt Daten an Stripe, Inc. in den USA. Das stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) beziehungsweise auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Eine Kopie der Garantien bekommst du auf Anfrage an kontakt@pia-app.kids.

11. Speicherdauer

Daten	Wie lange
Anfragen (Vorführung, Angebot, Kontakt, Upgrade, Mitnahme)	Bis die Anfrage erledigt ist. Folgt kein Vertrag, löschen wir sie spätestens 12 Monate nach dem letzten Kontakt.
Feedback	Spätestens 12 Monate nach Eingang.
Nicht bestätigte Registrierung	Der Bestätigungslink verfällt nach 48 Stunden.
Registrierung und Vertrag	Für die Dauer des Vertrags, danach nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten es verlangen (§ 132 BAO: sieben Jahre).
Rechnungsdaten aus der Bezahlung des Abos (Abschnitt 5) bei TOMORIS.Commerce und in Business Central	Sieben Jahre (§ 132 BAO).
Anmeldelink und Sitzungen	30 Minuten; Sitzungen 30 Tage ohne Nutzung, höchstens 90 Tage.
Daten eines Kindes nach dem Austritt	Die Frist legt die Einrichtung fest (Vorgabe 12 Monate). pia. erinnert 60 Tage vorher; gelöscht wird durch eine berechtigte Person der Einrichtung. Mit dem Kind werden Dokumentation, Fotos, Übergaben, Anwesenheit, Sprachstand, Meldungen und KI-Ergebnisse gelöscht. Daten aus Mittagessen, Nachmittagsbetreuung und Abrechnung werden nicht mit dem Kind gelöscht, weil Belege gesetzlich aufzubewahren sind (§ 132 BAO: sieben Jahre).
Daten einer Einrichtung bei Vertragsende	Rückgabe und Löschung regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag. Wir löschen auf Weisung der Einrichtung, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
Protokolle ohne Namen und Freitexte	Für die Dauer des Vertrags mit der Einrichtung.
Prüfwerte zum Schutz vor Missbrauch	Werden nur für die jeweilige Stunde ausgewertet.
Kopien versendeter E-Mails	Wie der Vorgang, zu dem sie gehören.

12. Sicherheit

Verbindungen laufen ausschließlich verschlüsselt (HTTPS), der Browser wird angewiesen, pia. nie unverschlüsselt aufzurufen.
Kennwörter liegen nur als Hashwert vor, Sitzungsschlüssel nur als Prüfwert.
Die Daten jeder Einrichtung sind von denen anderer getrennt. Rollen und Rechte legen fest, wer im Haus was sehen und ändern darf.
Fotos sind nicht öffentlich erreichbar. Supportzugriffe brauchen die Freigabe der Einrichtung und werden protokolliert.
pia. lädt keine Skripte, Schriften oder Inhalte von fremden Servern.

13. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Einer Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21). Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Schreib uns dazu an kontakt@pia-app.kids. Geht es um Daten, die deine Einrichtung in pia. erfasst hat, ist sie deine Ansprechpartnerin (siehe Abschnitt 2).

Wenn du meinst, dass wir deine Daten nicht rechtmäßig verarbeiten, kannst du dich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde beschweren: Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, dsb.gv.at, oder bei der Aufsichtsbehörde in deinem EU-Mitgliedstaat.

14. Weitere Hinweise

Pflicht zur Angabe: Ohne die Angaben zur Registrierung können wir kein Konto anlegen, ohne Name und E-Mail-Adresse eine Anfrage nicht beantworten. Weitere Angaben sind freiwillig.
Keine automatisierten Entscheidungen: pia. trifft keine Entscheidungen ausschließlich automatisiert im Sinne von Art. 22 DSGVO und erstellt keine Profile.
Kinder: pia. richtet sich an Einrichtungen, ihr Team und Eltern, nicht an Kinder.
Änderungen: Wenn sich pia. ändert, passen wir diese Erklärung an. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung.